Dal caos alla professionalità – Il percorso di trasformazione grazie a Ninetick nell'organizzazione di eventi

Organizzare un grande evento comporta sempre pressioni: centinaia, persino migliaia di ospiti invitati; un volume di informazioni da controllare continuamente; insieme a rischi di errori, duplicazioni e sovraccarico durante l'ora X. Proprio per questo, trovare uno strumento di supporto semplice, efficace e facile da implementare è ciò che ogni organizzatore cerca.

In questo articolo condividiamo un'esperienza reale da un grande evento che ha avuto un cambiamento significativo grazie all'applicazione di Ninetick – una piattaforma che aiuta a gestire la lista degli invitati e la conferma di partecipazione in modo snello e preciso.

Evento: Conferenza Aziendale Digitale 2024

• Luogo: Centro Congressi Riverside, Ho Chi Minh City
• Numero di invitati: Quasi 1.000 persone, inclusi ospiti da aziende, esperti e giornalisti
• Organizzatore: Società di organizzazione eventi E.V.S

Prima di utilizzare Ninetick, il team organizzativo aveva vissuto una situazione di "caos" in un evento simile l'anno scorso – la lista degli invitati conteneva errori, il check-in manuale causava congestioni, perdita di informazioni e numerosi feedback insoddisfatti da parte dei partecipanti.

Perché è stato scelto Ninetick?

L'organizzatore aveva bisogno di uno strumento che:

• Permettesse di importare rapidamente la lista degli invitati
• Potesse inviare codici QR personalizzati a ogni ospite
• Aiutasse a confermare il check-in rapidamente nella sala conferenze
• Fosse facile da usare, senza necessità di installazioni complesse

Ninetick risponde esattamente a queste esigenze fondamentali – senza complicazioni, senza funzionalità superflue – concentrandosi solo su ciò che è realmente necessario per un controllo efficace degli invitati.

Applicazione di Ninetick nel processo organizzativo dell'evento

Passo 1: Lista degli invitati

Dopo che gli invitati hanno completato il modulo di registrazione all'evento, i dati vengono aggiornati immediatamente sull'applicazione nella sezione "Gestione lista invitati".

Inoltre, per i dati degli invitati registrati al di fuori della piattaforma Ninetick, l'organizzatore può integrare completamente questi dati nel sistema Ninetick, tramite:

L'organizzatore utilizza un file Excel disponibile dal sistema CRM per compilare la lista degli invitati. Ninetick permette di caricare direttamente questa lista senza dover inserire manualmente ogni riga, risparmiando così molto tempo.

La verifica e la modifica delle informazioni degli invitati (nome, email, numero di telefono...) vengono effettuate direttamente tramite un'interfaccia web semplice.

Passo 2: Invio del codice QR via email

Ogni invitato, una volta inserito, riceve automaticamente un codice QR unico. Ninetick supporta l'invio di questo codice QR via email personale di ogni ospite, con un contenuto di invito precompilato.

Dopo la registrazione, l'email di conferma con il codice QR viene inviata automaticamente all'ospite senza che l'organizzatore debba compiere ulteriori azioni.

Passo 3: Check-in all'evento tramite codice QR

Sul luogo dell'evento, l'organizzatore utilizza dispositivi mobili e tablet con l'app Ninetick per scansionare il codice QR dall'email degli invitati. La scansione è veloce, semplice e lo stato del check-in viene aggiornato in tempo reale nel sistema.

Non c'è più bisogno di cercare liste stampate, né di leggere male i nomi o segnare erroneamente l'orario di arrivo. Ogni scansione richiede solo pochi secondi, permettendo di gestire centinaia di ospiti in modo fluido in breve tempo.

Benefici evidenti dopo l'adozione di Ninetick

• Risparmio di oltre il 70% del tempo di check-in rispetto al metodo precedente
• Nessun errore di duplicazione o perdita di informazioni degli invitati
• Riduzione del carico per il personale di accoglienza, bastano 3 persone invece di 8 come nell'evento precedente
• Gli invitati sono più soddisfatti perché accolti rapidamente e professionalmente

Punti da considerare durante l'implementazione

Sebbene Ninetick ottimizzi notevolmente il processo, l'organizzatore deve comunque considerare:

• Preparare una lista degli invitati completa e precisa prima del caricamento
• Assicurarsi che gli invitati utilizzino email corrette per ricevere il codice QR
• È consigliabile avere almeno una persona responsabile della parte tecnica per gestire eventuali emergenze (perdita di segnale, dimenticanza dispositivi...)

Feedback da parte degli invitati e dell'organizzazione

La signora Hương – Responsabile accoglienza ha condiviso:

“Rispetto alle volte precedenti, questa volta tutto è andato molto più liscio. La scansione del QR è semplice ma efficace. Gli invitati sono rimasti molto impressionati perché non è stato necessario mostrare il biglietto o fare lunghe code.”

Il signor Tùng – Direttore eventi di E.V.S ha detto:

“Non avevamo bisogno di un software complicato, bastava uno strumento focalizzato. Ninetick ha

Dal caos alla professionalità – il cambiamento grazie allo strumento giusto

Non servono sistemi ingombranti e costosi – con uno strumento semplice e facile da implementare come Ninetick, puoi portare il tuo evento dal caos alla professionalità.

Se stai cercando un modo più efficace per controllare gli invitati o vuoi ottimizzare il processo di check-in in eventi di medie e grandi dimensioni – prova Ninetick.

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